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规章制度

武汉文理学院毕业生档案补办管理办法(试行)

作者:综合档案室  时间:2021-06-29 11:06  浏览:

 

武汉文理学院毕业生档案补办管理办法(试行)

学生档案是对学生的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是记载人生轨迹的重要依据。为了维护学生的切身利益,进一步规范毕业生档案材料补办工作流程,确保档案材料真实有效,特制定本管理办法。具体内容如下:

 

一、补办毕业生档案需提供的材料

1.档案接收单位出具的 “毕业生档案遗失”的证明材料,档案接收单位落款并加盖公章。

2.学生本人毕业证(学位证)及身份证原件。

若学生本人不能前来办理,需要提供个人委托书(委托人姓名一栏必须手写不能打印,并按手印)及委托人、被委托人身份证原件及复印件。

二、毕业生档案补办流程

1.毕业生本人或被委托人凭以上材料到综合档案室进行审核,审核通过后方可领取《高校毕业生登记表》。毕业生本人据实填写《高校毕业生登记表》后,原所在二级学院及学生处审核相关信息真实无误后,在表格上加盖学院章及学生处签章。学校公章用印单须二级学院分管行政副院长审核签字,由辅导员带领学生到校办完成后续相关手续。

2.《高校录取名册》到综合档案室复印,并加盖综合档案室签章。

3.《学生成绩单》毕业两年及以内由教务处提供,毕业两年以上由综合档案室提供。

4.团组织关系或团员身份证明,请登陆网上共青团智慧团建网站(https://zhtj.youth.cn/zhtj/)申请补办。

5.党员档案遗失到学校党群部协调办理。

6.各类奖学金、优秀学生干部(团员)审批表等获奖证明由学生处、团委补办(获奖证明)。

7.《报到证》,请登陆就业指导服务中心网站(https://www.hbbys.com.cn/wsfw.html)申请补办。

三、毕业生档案补办整理程序
    1.学生将以上材料补办后,交由综合档案室审核;

2.审核通过后由综合档案室负责装档、密封,加盖学校档案管理专用章。

四、提档注意事项

1.个人档案交接到手后,请当场检查,如发现档案袋未密封好或破损的情况,请当即向工作人员反映处理,提档离开后综合档案室将概不负责。

2.对密封好的档案,不得私自拆封、涂改,否则一切后果自负。

3.提取档案后,请及时交至档案接收单位保管。

本办法由学校授权综合档案室负责解释,自发文之日起实施。

 

附件:1.毕业生档案补办流程表

      2.补办个人档案申请

      3.个人授权委托书

 

 

武汉文理学院

2021年3 月9日

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1:

毕业生档案补办流程表

补办事项

办理部门

办理人员

备  注

高校毕业生

登记表

二级学院

 

 

高校毕业生

登记表

学生处

 

 

高校录取名册

综合档案室

 

 

在校成绩单

综合档案室

或教务处

 

近两年毕业成绩单由教务处提供,两年以上由综合档案室提供

团组织关系

(团员身份证明)

网上共青团

智慧团建

 

 

 

党员身份证明

 

党务部门

 

 

 

报到证

 

就业指导服务

中心网站

 

 

各类奖学金

优秀学生干部

 

学生处

团委

 

 

附件2

补办个人档案申请

  武汉文理学院

    兹我单位         同志,为贵校                专业毕业生。其个人档案遗失,请学校予以补办。

 

 

                  

 

 

 

 

单位名称(加盖公章)

                                           

 

 

 

 

附件3:

 

个人授权委托书

 

 武汉文理学院   :

本人因                   不能亲自到办理补办档案事项,委托                  (先生/女士)代办。委托人在办理补办档案事项中签署的一切有关文件,我均承认。由此所造成的一切责任均由本人承担。

 

 

 

 

 

 

委托人(签名及手印)

委托人身份证号码

被委托人(签名及手印)

被委托人身份证号