武汉文理学院学生档案管理办法

第一章 总则

第一条   学生档案是指学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料，是学生在校学习、生活和成长的原始记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档及毕业学生档案的转递等工作。

第二条  为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性，连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，根据《普通高校学生管理档案管理办法》《普通高校学生管理规定》等有关法规。结合学校实际，制定本办法。

第三条  校综合档案室负责制定管理办法并统一组织实施管理。各辅导员应积极做好所带班级学生档案材料的收集工作。

第四条  学生档案保管范围：普通全日制在籍学生及专升本学生。

第二章 学生档案归档内容

第五条 学生档案归档内容应包含以下内容：

（一）高中档案包含高中毕业生登记表、原高中学生档案材料、入团（党）材料(党员材料暂交学校党群部管理);

（二）新生入学体检表;

（三）新生入学登记表;

（四）学生在校期间学年鉴定表;

（五）学生学籍变动材料:包括学生休学、退学、复学等有关申请材料及文件；

（六）学生在校期间的各种奖惩材料：奖励限市级以上（含奖学金及各类先进个人奖励等）；处分为警告以上（含警告）；

（七）学生在校期间团籍材料：包括入团志愿书，介绍信等;

（八）毕业生档案材料:包括高校毕业生登记表、学生在校期间成绩单、学士学位授予证明、毕业生报到证（第二联）、毕业生体检表等；

（九）其他经学校审定认为有必要归档的材料。

第三章 学生档案归档时间

第六条 新生入学后，二级学院负责将新生高考档案收集整理档案，档案若未到或遗失，由各学院持校综合档案室统一制定的《调档函》向学生原所在学校索取。二级学院接收新生档案后，更换学校统一印制的档案袋，根据班级，学号等对新生档案进行资格审查、整理、编号。新生档案的建档工作至新生入学之日起三个月内完成。

第七条  学生在校期间各种校级奖惩材料于文件下发之日起一个月内归入学生个人档案。

第八条  学生入团的材料，于学校团委批准之日起一个月内，由二级学院整理好团员档案转交至校综合档案室归档；学生入党材料由校党群部保管。

第九条  高校毕业生登记表、学生在校期间成绩表，学士学位授予证明、毕业生就业报道证第二联、毕业生体检表等毕业生档案材料按照学校要求，于六月中下旬归入学生个人档案。

第十条  其他各类材料要及时收集，及时归档。

第四章 毕业生档案的管理

第十一条 毕业生档案有二级学院安排人员于六月底前到校综合档案室整理完毕。学生毕业离校后，学校应及时按照报到证派遣的计划和转档要求，通过武汉市机要局寄至相关管理部门。

第十二条 应届毕业生考取研究生，录取单位提前提档时，必须持录取单位调档函，由校综合档案室及就业处审查批准后方可调档。

第十三条 用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门调档函及提档本人身份证和工作证方可提取档案。

第五章 学生档案管理要求

第十四条 归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原电存档。

第十五条 凡按规定应由个人填写的归档材料，必须由本人如实填写。在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的名字相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得未经批准擅自更改姓名。

第十六条 档案整理过程中要将档案袋内有关材料名称填写档案带封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致。

第六章 附则

第十七条 本办法适用于学校对接受普通高等学历教育全日制本（专）科及专升本学生的管理。

第十八条 本办法由学校授权校综合档案室负责解释，自2021年9月1日起实施。